Abonnement, sièges, invitations et codes d'accès

À quoi sert cette fonction

L'abonnement détermine les fonctionnalités disponibles et le nombre de personnes pouvant travailler sur vos événements. Les invitations et les codes d'accès servent à faire entrer vos collaborateurs. Le détail des plans et modules est dans Abonnement, sièges et fonctionnalités.

Organisation et collaborateurs : deux accès distincts

• Membre de l'organisation : accède aux éléments propres à l'organisation (bibliothèque de lieux, catalogue, modèles de contrats, catégories, équipes). Être membre ne donne pas accès à tous les shows : un membre ne voit que les shows où il figure dans les collaborateurs. Seul le directeur d'organisation voit tous les shows.
• Collaborateur d'un show : c'est sa fiche dans Collaborateurs du show qui ouvre l'accès à ce show, qu'il soit membre de l'organisation ou non, en respectant les dates d'affectation. Ce qu'il peut modifier dépend de son rôle sur le show : propriétaire, administrateur de l'événement et assistant administratif gèrent tout le show ; les autres rôles gardent leurs droits habituels.
• Collaborateur externe : une personne invitée sur un show sans être membre de l'organisation porte le badge Externe à l'organisation. Elle a exactement les mêmes droits sur ce show qu'un membre de même rôle, mais ne voit rien d'autre de l'organisation.
• Budget : réservé aux responsables du show (propriétaire, administrateur de l'événement, assistant administratif) et au directeur d'organisation.

Où la trouver

Abonnement dans l'espace de votre organisation, et Préparation → Staff pour inviter.

Étapes

1. Consultez votre formule : fonctionnalités incluses, nombre de sièges, sièges déjà occupés.
2. Pour ajouter une personne, invitez-la par e-mail depuis l'équipe de l'événement, avec son rôle.
3. Attribuez-lui une fonction et un niveau d'accès.
4. Libérez un siège en retirant une personne qui n'intervient plus.
5. Changez de formule si vous atteignez la limite ou si une fonctionnalité vous manque.

Ce qui se passe ensuite

Une personne invitée reçoit un lien. Si elle est déjà connectée avec l'adresse invitée, la page reconnaît son compte : elle confirme Rejoindre le projet, puis rejoint l'événement avec le rôle prévu. Une invitation déjà acceptée affiche Ouvrir le show. Les techniciens et observateurs arrivent dans la console du show ; les rôles de gestion arrivent dans sa préparation. Sinon, la personne se connecte ou crée son compte avant de revenir automatiquement sur l'invitation. Les fonctionnalités non incluses dans la formule restent visibles mais inactives, avec la mention correspondante.

L'e-mail affiche le logo officiel dans un bandeau noir, le prénom de l'invité s'il est connu et le nom de la personne qui invite. Il précise l'événement, le rôle et la validité du lien ; une réponse directe rejoint l'expéditeur. Les liens Mentions légales et Confidentialité restent accessibles en bas du message. Cette invitation opérationnelle ne vous inscrit à aucune liste promotionnelle : la désinscription des e-mails d'information est distincte. Pour ne plus être sollicité par cette personne, répondez-lui.

Qui peut agir

Le titulaire de l'abonnement (l'administrateur de l'organisation) gère la formule et les sièges ; la direction d'un événement gère les invitations sur cet événement.

Problèmes fréquents

• « Plus de sièges disponibles » : retirez une personne inactive ou passez à la formule supérieure.
• L'invitation n'arrive pas : vérifiez l'adresse et le dossier indésirables, puis renvoyez-la.
• La page demande une connexion alors que vous êtes déjà connecté : rechargez le lien. Si l'adresse du compte connecté diffère de l'adresse invitée, déconnectez-vous puis utilisez le compte attendu.
• L'invitation est acceptée mais le show ne s'ouvre pas : cliquez sur Ouvrir le show. L'application active ce show avant d'ouvrir l'écran autorisé par votre rôle.
• Un message d'accès refusé apparaît : il indique votre rôle actuel, la permission manquante et les rôles standards compatibles. Si vos dates d'affectation ne sont pas actives, elles sont affichées. Demandez au propriétaire ou à l'administrateur de l'événement du show d'ajuster le rôle ou les dates indiqués.
• Accès autorisé, show non chargé : ce message ne signale pas un manque de droits. Le show est rechargé automatiquement ; si nécessaire, cliquez sur Recharger le show.
• Une fonctionnalité est grisée : elle n'est pas incluse dans votre formule.

FAQ

Un prestataire ponctuel consomme-t-il un siège ?

Oui tant qu'il a un accès ; retirez-le après la mission.