Documents, contrats et partage

À quoi sert cette fonction

Tous les documents d'une opération sont centralisés dans le projet, pour ne plus les chercher dans les e-mails ou les messageries : contrats, riders, fiches techniques, dossiers de production, informations de voyage et d'accueil.

Où la trouver

Préparation → Documents, et Préparation → Contrats pour les pièces contractuelles.

Étapes

1. Choisissez le dossier correspondant avant d'importer le fichier.
2. Nommez le document avec la personne, le fournisseur ou l'objet concerné.
3. Consultez un document depuis le projet, sans le télécharger si ce n'est pas nécessaire.
4. Partagez avec les personnes concernées plutôt que de multiplier les copies.

Ce qui se passe ensuite

Un document peut être relié à un contrat, à une ligne de budget ou à une fiche d'artiste. Les contrats signés sont rangés automatiquement dans « Ressources humaines / Contrats ».

Qui peut agir

La direction de production importe et partage ; les collaborateurs accèdent selon leur rôle. Un verrou empêche deux personnes de modifier le même document en même temps.

Problèmes fréquents

• Document verrouillé : une autre personne le modifie ; attendez la libération.
• Fichier introuvable : contrôlez le dossier métier attendu et les filtres du projet.

FAQ

Qui saisit les informations issues des riders ?

En général la direction de production, qui reçoit les documents et valide la saisie.

Pourquoi stocker les contrats dans le projet ?

Pour que l'opération soit autonome et que rien ne se perde dans les échanges externes.