Hospitality, PAX, repas, voyages et hôtels

À quoi sert cette fonction

Hospitality organise l'accueil des artistes, invités et équipes. Un groupe possède des informations communes, mais chaque personne, appelée PAX, conserve ses propres besoins de repas, transport, hôtel et contraintes.

Où la trouver

Ouvrez Préparation → Hospitality. Choisissez d'abord le lieu concerné si l'événement utilise plusieurs sites, puis ouvrez le groupe ou l'artiste à compléter.

Étapes

1. Créez ou ouvrez le groupe Hospitality.
2. Ajoutez une ligne par personne, même lorsque plusieurs personnes appartiennent au même groupe.
3. Pour chaque PAX, renseignez les besoins de voyage, d'hôtel, de restauration et les contraintes utiles. La fiche est enregistrée par Enregistrer, et aussi automatiquement avant Retour à la liste, la Fiche A4, le PDF individuel ou l'envoi par e-mail : le rapport reprend toujours la saisie en cours.
4. Ajoutez les mouvements d'arrivée et de départ, puis les demandes de planning si nécessaire.
5. Utilisez l'import CSV/XLSX pour une liste structurée, ou l'import depuis une annotation de rider quand l'information provient d'un PDF.
6. Contrôlez les indicateurs de complétude avant de confirmer les réservations.
7. Exportez les fiches, repas et mouvements pour les prestataires et les équipes terrain.

Pour la fiche d'un artiste, cliquez sur Aperçu PDF : cette fenêtre permet aussi de télécharger le PDF ou de l'imprimer. Le partage dans le chat reste une action distincte.

Repas des équipes : le bloc « Repas des équipes (depuis le planning) » reprend jour par jour les repas Matin, Midi et Soir cochés dans les phases du planning, moins les contrats en défraiement. Ce sont les mêmes chiffres que la carte du jour du planning.

Ce qui se passe ensuite

Les totaux de repas sont regroupés par date et par personne. Les informations communes restent au niveau du groupe ; une allergie, un billet ou une chambre reste attaché à la personne concernée. Un import complète l'existant : vérifiez toujours les correspondances avant validation.

Qui peut agir

Les personnes autorisées à gérer Hospitality peuvent modifier les fiches et les exports. Les données personnelles ne doivent être partagées qu'avec les intervenants qui en ont besoin pour la mission.

Problèmes fréquents

• Le total de repas paraît faux : vérifiez qu'une personne n'a pas été ajoutée deux fois et que chaque besoin porte la bonne date.
• Une donnée concerne tout le groupe : placez-la dans les informations communes, pas dans chaque fiche individuelle.
• L'import ne reconnaît pas une ligne : corrigez le nom, la colonne ou l'annotation avant de confirmer.
• Une information apparaît dans le mauvais lieu : contrôlez le lieu sélectionné avant l'import ou la saisie.

FAQ

Une fiche groupe suffit-elle pour tous ses membres ?

Non. Le groupe réunit les informations communes, mais chaque membre doit avoir sa propre ligne PAX pour conserver ses besoins particuliers.

Puis-je exporter uniquement les repas ou les mouvements ?

Oui. Les exports opérationnels permettent de sortir séparément les fiches RH, les mouvements et les repas selon le besoin.