Staff : département, fonction, accès et présence

À quoi sert cette fonction

Distinguer trois choses différentes pour une même personne : la fonction qu'elle exerce sur le show, le droit d'ouvrir l'application, et sa présence. Un snapshot enregistre l'état de l'équipe à un instant donné.

Vocabulaire

• Collaborateur : personne invitée à travailler sur un événement, interne ou externe à l'organisation. Ses accès dépendent de son affectation à l'événement et de son rôle d'accès, pas de son statut salarié.
• Staff : ensemble du personnel de l'événement, tous départements confondus ; pas uniquement les techniciens ou les personnes recrutées spécifiquement pour le show.
• Département et Fonction : repris du référentiel Départements et fonctions de la production. La fonction choisie détermine le département affiché, pour éviter deux valeurs contradictoires.
• Rôle d'accès : ensemble des permissions accordées à une personne dans l'application, distinct de sa Fonction métier.
• Accès : droit d'ouvrir l'application pour ce show, avec le rôle d'accès correspondant.
• En ligne : voyant indiquant que la personne est connectée à la console ou à un écran du show. Il ne donne et ne retire aucun droit.

Où la trouver

Ouvrez Préparation → Staff de l'événement : le tableau affiche Nom, Département, Fonction, Accès et En ligne. Snapshot maintenant est disponible dans Administratif pour les responsables de production autorisés.

Étapes

1. Ajoutez la personne au show.
2. Choisissez sa Fonction dans le référentiel ; le Département s'affiche automatiquement d'après cette fonction.
3. Vérifiez sa colonne Accès : c'est elle qui décide si la personne peut ouvrir le show. Couper un accès se fait dans la fiche de la personne (Profil), projet par projet.
4. Le voyant En ligne se met à jour tout seul ; il n'a rien à configurer.
5. Utilisez Snapshot maintenant pour enregistrer la composition actuelle. Des snapshots peuvent aussi être pris automatiquement pendant qu'un événement est actif.

Le menu de fonction des personnes, dans Personnes et Départements et fonctions, regroupe les choix sous le nom de leur département. Une recherche par département ou par fonction réduit la liste, sur ordinateur comme sur téléphone. Les fonctions sans département restent accessibles dans Sans département ; Aucune fonction retire l’affectation sans changer les accès à l’application.

Le référentiel Départements et fonctions

L'onglet Départements et fonctions du Staff gère le référentiel partagé par tout le show. À l'ouverture, les départements et les fonctions sont triés par ordre alphabétique, sans tenir compte des accents ni des majuscules. Chaque département possède une poignée à six points sur sa gauche : faites-la glisser pour réordonner la liste. Dès qu'un ordre manuel est enregistré, il est conservé et repris à chaque ouverture, y compris après rechargement de la page.

Ce qui se passe ensuite

Les snapshots antérieurs conservent l'équipe enregistrée, même si la fonction, l'accès ou la présence du jour changent ensuite.

Qui peut agir

L'administrateur de l'événement ou l'administrateur de la plateforme attribue les fonctions et les accès. Les autres membres voient uniquement ce que leurs droits permettent ; l'administration plateforme n'a aucun accès automatique au contenu de l'événement.

Problèmes fréquents

• Une personne a une fonction mais ne peut pas ouvrir le show : la fonction décrit le métier, elle ne donne pas le droit d'ouvrir l'application. Vérifiez la colonne Accès.
• Le voyant reste gris : il suit la connexion à la console ou à un écran du show, pas la simple consultation des pages de préparation.
• Un membre n'apparaît pas dans l'équipe du jour : vérifiez ses dates d'affectation.

FAQ

Fonction, accès et présence sont-ils la même chose ?

Non. La fonction décrit le métier exercé, l'accès décide qui ouvre l'application, et le voyant de présence indique qui est connecté.

Un snapshot peut-il changer après coup ?

Non. Il conserve l'équipe telle qu'elle était enregistrée à ce moment.