Planning, équipe et suivi des heures

À quoi sert cette fonction

Le planning organise les périodes de montage, d'exploitation et de démontage. Le suivi des heures rapproche les horaires prévus des heures réellement travaillées par chaque technicien.

Où la trouver

• Préparation → Programme → Préparation pour les étapes et leur durée.
• Préparation → Staff → Heures pour les heures planifiées, effectives et restantes.

Étapes

1. Dans Programme → Préparation, vérifiez les dates et les blocs proposés pour Montage, Show et Démontage.
2. Ajoutez ou modifiez une étape en indiquant son début, sa fin, sa scène et les personnes concernées.
3. Quand une personne est ajoutée à l'équipe avec une date, un bloc de présence de 9 h à 18 h peut être créé automatiquement. Ajustez-le pour refléter la réalité.
4. Dans Staff → Heures, consultez les heures planifiées calculées depuis les blocs liés à la personne.
5. Ajoutez les heures effectives jour par jour, avec une note si nécessaire.
6. Contrôlez les heures restantes : elles correspondent aux heures planifiées moins les heures effectives.
7. Utilisez l'export CSV pour transmettre ou contrôler le relevé.

Repas des équipes : dans la fenêtre d'une phase, à côté de l'effectif de chaque équipe, cochez Matin, Midi et/ou Soir si l'équipe mange au catering. La carte de présence du jour affiche alors « Repas du jour : Matin N · Midi N · Soir N ». Une équipe présente sur plusieurs phases le même jour n'est comptée qu'une fois (effectif le plus élevé).

Ce qui se passe ensuite

Les heures planifiées peuvent préremplir le générateur de contrat. Les heures effectives restent une saisie distincte : elles ne déplacent pas les blocs du planning. Une valeur restante négative indique que les heures effectives dépassent le prévisionnel.

Qui peut agir

La direction de production et les personnes ayant la gestion du projet peuvent modifier le planning et saisir les heures. Un technicien peut consulter ses informations selon ses accès.

Problèmes fréquents

• Aucune heure planifiée : vérifiez que le bloc contient bien la personne, son responsable ou le marqueur de présence créé pour elle.
• Les heures ne correspondent pas : contrôlez les dates, les heures de début et de fin, ainsi que les blocs sur plusieurs jours.
• Une personne apparaît deux fois : utilisez la même fiche d'équipe au lieu de créer une seconde personne au nom légèrement différent.

FAQ

Les heures effectives modifient-elles automatiquement le contrat signé ?

Non. Elles servent au suivi et au préremplissage. Un contrat déjà signé reste un document figé ; une correction doit suivre le processus contractuel adapté.

Le planning lance-t-il les cues ?

Non. Le planning prépare les horaires. Le GO reste toujours manuel.