Documents, GED et suivi du budget

À quoi sert cette fonction

La GED, ou gestion électronique des documents, centralise les riders, contrats, devis, factures, reçus et exports du projet. Le budget utilise les pièces jointes et les statuts pour suivre l'engagement puis le paiement des dépenses.

Où la trouver

• Préparation → Documents pour classer et consulter les fichiers du projet.
• Préparation → Budget pour les catégories, lignes, paiements, pièces et analyses.
• Onglet Analyse : montants par jour, département, fournisseur, catégorie ou statut, avec filtres et extraction Excel. Le jour vient des créneaux des phases qui utilisent le matériel, sinon de l'échéance ; un montant sur plusieurs jours est réparti, jamais compté deux fois.
• Chaque ligne peut être rattachée à un département de votre base (sélecteur sous le libellé de la ligne) : la ventilation par département suit alors vos départements et fonctions, y compris ceux que vous avez ajoutés.

Votre base d'organisation (« Ma base »)

• Ma base regroupe tout votre environnement réutilisable, en huit onglets : Équipes, Rôles et droits, Planning et déroulé (catégories de planning, phases personnalisées), Lieux et sites (bibliothèque de lieux, types de zones, catégories de matériel des lieux), Matériel (catalogue), Contrats et paie, Artistes, Pilotage live (mappings MIDI/OSC). Ce que vous y réglez une fois est repris dans chaque nouveau show ; le directeur modifie, les membres consultent. L'onglet ouvert reste dans l'adresse de la page.

• La tuile Ma base du tableau de bord regroupe les réglages de votre organisation : départements et fonctions (modifiables : ajout, renommage, glisser-déposer), rôles, matériel et lieux.

• Trois onglets séparent les contenus : Départements et fonctions, Rôles et droits, Matériel et lieux. Un seul contenu s'affiche à la fois, sur ordinateur comme sur téléphone.

• Les rôles (système et personnalisés) se gèrent directement dans Ma base, onglet « Rôles et droits » — réservé au directeur de l'organisation. Ils définissent les droits d'accès dans tous vos shows.

• L'onglet Matériel et lieux affiche le catalogue de matériel de votre organisation : recherche, filtre par section, ajout et suppression d'entrées (section, catégorie, marque, modèle, option, groupe). Ces entrées alimentent les suggestions des listes matériel de l'onglet Technique dans tous vos shows ; le compteur d'utilisations indique les entrées les plus employées.

• Ces réglages sont communs à tous vos shows : ce que vous ajoutez dans votre base apparaît dans chaque show, existant ou futur.

• Un nouveau show démarre avec votre base, mais vide de tout contenu : aucun horaire, artiste ou matériel d'un ancien show n'est copié. Il n'y a pas de modèle de show à choisir.

• Dans le budget, le rattachement d'une ligne à un département permet la vue Analyse → Par département et la colonne Département dans l'extraction Excel.

• Onglet Scénarios : hypothèses de coûts (variation par catégorie, ligne exclue, montant ou fournisseur remplacé) et de recettes, comparées au budget de référence, sans modifier le budget réel.

• Onglets Point mort et Graphiques séparés.

• Préparation → Contrats pour les PDF contractuels, également rangés dans le dossier Ressources humaines / Contrats.

Étapes

1. Dans Documents, choisissez le dossier correspondant au contenu avant d'importer le fichier.
2. Nommez le document clairement avec la personne, le fournisseur ou l'objet concerné.
3. Si un document est en cours de modification, respectez le verrou affiché. Le verrou empêche deux personnes d'écraser simultanément leurs changements. Pour le partager avec l'équipe, ouvrez le menu du document et choisissez Partager dans le chat : son titre peut être sans extension, le fichier joint conserve son format d'origine.
4. Dans Budget, créez une catégorie puis une ligne, ou contrôlez une ligne générée depuis un contrat ou un transfert de matériel.
5. Faites évoluer le statut selon la réalité : brouillon, devis, engagé, facturé, payé ou annulé.
6. Ajoutez les devis, bons de commande, factures, reçus ou avoirs sur la ligne concernée.
7. Enregistrez les paiements puis contrôlez l'enveloppe, les alertes, les répartitions par lieu et les graphiques.
8. Utilisez l'export pour partager un état daté du budget.

Ce qui se passe ensuite

Un document budgétaire peut synchroniser le statut de la ligne correspondante. Un contrat signé peut créer les lignes de salaire brut et de charges. Une annotation matériel transférée peut créer la dépense Technique. Ces liens évitent une double saisie, mais la direction doit toujours contrôler le montant, la catégorie, le lieu et le statut.

Qui peut agir

La direction et les personnes disposant des droits de gestion peuvent modifier les documents et le budget. Le verrou documentaire est attribué de manière atomique à une seule personne ; les autres utilisateurs attendent sa libération ou son expiration.

Problèmes fréquents

• Le document est verrouillé : une autre personne le modifie. N'essayez pas de contourner le verrou ; attendez sa libération.
• Une dépense apparaît deux fois : vérifiez sa source avant de supprimer quoi que ce soit ; contrat et matériel utilisent une référence stable pour éviter les doublons.
• Le total paraît incorrect : contrôlez quantité, prix unitaire, devise, paiements et statut des lignes.
• Le fichier est introuvable : recherchez dans le dossier métier attendu et vérifiez les filtres du projet.

FAQ

La GED est-elle un simple dossier de fichiers ?

Non. Les documents sont classés dans le projet et peuvent être liés à un contrat, une ligne budgétaire ou un processus métier.

Puis-je modifier le même document qu'un collègue ?

Pas au même moment. Le verrou évite l'écrasement concurrent. Une fois libéré ou expiré, un autre utilisateur peut reprendre la modification.

Une ligne budgétaire automatique est-elle définitive ?

Non. Elle doit être contrôlée par une personne autorisée. Le lien avec sa source est conservé pour permettre les mises à jour sans doublon.